接待旅游外团时，需要做好充分的准备工作，并确保整个接待过程顺利、有序。以下是一些关键步骤和注意事项：

了解需求

在接待前，了解旅游团的基本信息，包括游玩天数、地点、同行人的年龄和健康状况等。这将有助于你安排合适的行程和服务。

制定接待计划

提前安排好交通、住宿、餐饮、游览等事宜。根据团队的需求，从接站到驻地按人数（男女）安排车辆和房间。确保所有细节都安排妥当，包括接送时间、地点、导游电话、车牌号、车颜色等。

准备接待物资

在餐厅准备餐具时，除了筷子外要准备叉子，每个盘子里也应该有公用勺。外宾餐标里通常含一杯软饮、矿泉水、啤酒或可乐，服务员应会用外语说这几个词：矿泉水、啤酒、可乐、盐、卫生间。

菜单应根据团队的文化和口味进行定制，避免使用他们不喜欢的食物和调料。

房间里的标示要标英文，尤其是付费用品和服务指南。

早餐要准备西式早餐，包括切片面包、烤面包机、黄油果酱、煎蛋、水果、鲜果汁（冷的）、鲜牛奶（冷的）、咖啡、茶。

接团当天

提前15至30分钟到达接团地点，与领队（陪同或地接）取得联系，了解是否有另外的问题出现或提出其它特别要求。同时落实该团的叫醒、就餐、下行李时间以及实际到店人数、司陪人数。

核对接团地点，确保所有游客都已到齐，并准备好导游旗、喇叭等物品。

如果是团队抵达时，确保旅游车提前到达机场或火车站，以便准时接团。

行程安排

根据团队的需求和兴趣安排游览地点，确保行程丰富且符合游客的期望。在游览过程中，注意观察游客的反应，及时调整行程安排。

餐饮服务

与餐厅提前沟通好用餐时间和人数，确保餐饮安排符合团队的需求。如果团队有特殊的饮食要求，提前做好相应的准备。

住宿安排

提前安排好酒店，确保房间数量和质量符合团队的需求。在入住时，确保所有游客的行李都已妥善安置。

反馈与改进

在接待过程中，注意收集游客的反馈，及时改进服务。如果司机或导游对服务不满意，反馈给旅行社的信息是负面的，可能会影响生意。

通过以上步骤，可以确保旅游外团的接待工作顺利进行，提升游客的满意度，并为旅行社树立良好的口碑。