境外旅游费用报销流程及注意事项如下：

一、报销前准备

了解报销政策

- 熟悉所在公司或组织的报销范围（如交通、住宿、医疗费用等）、额度限制及所需凭证（发票、收据、行程单等）。

- 若自行购买旅游保险，需仔细阅读保险条款，明确保障内容（如意外伤害、疾病医疗、行李丢失等）及免责条款。

选择合适保险

- 根据旅行目的地、活动类型（如潜水、滑雪）及预算，选择覆盖全面且保额适中的保险产品。

- 注意保险生效时间、理赔时效（如事故发生后24小时内需报案）及紧急救援服务。

二、费用发生时的应对

获取正规凭证

- 确保所有费用发票包含商家名称、交易日期、明细及税费信息，服务类消费需额外提供合同或协议。

- 紧急情况下（如医疗事故），需在48小时内提供诊断报告等材料。

分类整理费用

- 将费用分为交通（机票/火车票）、住宿、餐饮、会议等类别，便于后续核算。

三、报销流程

填写报销申请表

- 填写个人信息、费用发生时间地点、项目及金额，确保信息准确完整。

- 部分保险公司需额外提供行程单、邀请函等支持文件。

提交申请材料

- 通过保险公司官网、邮件或线下渠道提交申请表及所有凭证。

- 自费报销需先垫付费用再申请退款，医院直付则由医院直接与保险公司结算。

跟踪审核进度

- 定期联系保险公司查询申请状态，及时补充遗漏材料。

- 保留与保险公司沟通记录，作为后续查询依据。

四、注意事项

时效性要求

- 报销需在事故发生后规定时间内提交（如24-30天），逾期可能影响赔付。

- 紧急情况需立即联系保险公司报案。

遵守当地法规

- 注意目的地税收法规，部分国家/地区需提供外币兑换证明。

核对赔付方式

- 了解赔偿金支付方式（直接转账、支付给医疗机构等），并确认收款账户信息。

五、费用核算示例

若某员工垫付医疗费用1.5万美元，报销比例为80%，则保险公司赔付金额为：

$$1.5万 \times 80\% = 1.2万美元$$

剩余20%需自费。

通过以上步骤，可规范境外旅游费用报销流程，降低财务风险。建议出行前购买专业旅游保险，并妥善保管所有相关文件。